👥 Créer des groupes et accès aux contenus

📕 Présentation

Cette fonctionnalité se trouve dans l’onglet “Paramètres” de votre compte Mayday.

📸 Visualiser l’accès aux paramètres

📸 Visualiser l’accès aux groupes

Les groupes permettent de restreindre l’accès à certaines collections de Mayday.

Cette fonctionnalité se décompose en sept étapes :

🎯 Cas d’usage

• Répartissez les utilisateurs au sein de différents groupes en fonction de leurs postes et des droits d’accès que vous souhaitez leur attribuer.

• Envoyez des notifications à un ou plusieurs groupes en fonction des utilisateurs concernés par l’actualité.

🏗 Etape 1 : Créer et nommer le groupe

Pour créer un groupe et définir les droits d’accès, suivez les démarches suivantes :

1. Cliquez sur l’onglet “Paramètres”;

2. Cliquez sur la sous-section “Groupes”;

3. Cliquez sur “Créer un groupe”.

Une modale s’ouvre pour vous inviter à nommer le groupe.

🏗 Etape 2 : Définir les restrictions d’accès

Les restrictions d’accès se déroulent en deux temps :

1⃣ Sélectionnez la ou les bases de connaissance

Dans l’hypothèse où vous possédez plusieurs bases de connaissance, sélectionner celle(s) que vous souhaitez rendre accessible pour ce groupe.

📸 Visualiser comment sélectionner une ou plusieurs bases de connaissance

2⃣ Définissez les restrictions d'accès

Vous devez ensuite, à l’échelle de chaque base de connaissance sélectionnée, définir si vous souhaitez activer des restrictions d’accès à certaines collections et/ou sous-collections.

Pour restreindre l'accès à une collection/sous collection :

1. Activez l'option "Souhaitez-vous définir des restrictions d'accès à certaines collections de cette base de connaissances ?";

   A ce moment là, nous appliquons une restriction totale afin que vous personnalisiez les accès.

2. Cliquez sur le titre de la/les collection(s) afin de confirmer l'accès;

3. Dès lors qu'un accès est validé, l'icône de la collection sera de couleur verte.

📸 Visualiser comment définir l’accès à certaines collections

🏗 Etape 3 : Vérifier les paramétrages

A cette étape vous pouvez cliquer sur :

• "Annuler" pour arrêter totalement la création du groupe;

• "Précédent" pour modifier un paramètre;

• "Valider" pour confirmer la création du groupe.​

📸 Visualiser comment vérifier les paramétrages

📸 Visualiser comment supprimer ou modifier un groupe

🏗 Etape 4 : Assigner le groupe à des utilisateurs

Pour assigner des labels aux utilisateurs, il est nécessaire de distinguer les deux cas suivants :

• ✅ Si les utilisateurs ont déjà été créés : rendez-vous sur l’article 🎛️ Gérer les utilisateurs pour éditer le groupe des utilisateurs concernés.

• ⏳Si les utilisateurs n'ont pas encore été invités ou que leur invitation n'a pas encore été validée, rendez-vous sur l’article ✉️ Inviter un nouvel utilisateur pour assigner le groupe aux futurs utilisateurs concernés.

🏗 Etape 5 : Consulter la liste des membres d’un groupe

Dès lors qu'un groupe détient au moins un utilisateur, vous pouvez consulter la liste des utilisateurs présents dans ce groupe.

1. Placez votre curseur sur l'icône 👥 ;

2. Déroulez la liste pour consulter l'ensemble des membres du groupe.

📸 Visualiser comment consulter la liste des membres d’un groupe

🏗 Etape 6 : Rechercher un groupe

Vous pouvez rechercher un groupe grâce à la barre de recherche en haut à droite de la section.

📸 Visualiser comment rechercher un groupe

🏗 Etape 7 (optionnelle) : Réaliser une action groupée

Vous pouvez réaliser une action groupée sur un ensemble d’utilisateurs d’un même groupe, en vous rendant dans la sous-section “Utilisateurs”.