⚒️ Intégration Sharepoint

📕 Présentation

Mayday s’engage à centraliser toutes vos connaissances pour les rendre accessibles à vos conseillers, à vos systèmes d’IA et partout où vous en avez besoin.

Mais nous savons que vos informations ne sont pas toujours stockées dans Mayday. Après de nombreuses discussions, un constat s’est imposé : SharePoint est l’un des principaux endroits où vos documents sont conservés.

👉 C’est pourquoi nous avons décidé d’intégrer SharePoint à Mayday ! Vous pouvez désormais accéder à tous vos documents directement depuis Mayday, sans avoir à jongler entre plusieurs applications. Plus de fluidité, plus d’efficacité !

🎯 Cas d’usage

• Vos conseillers ont accès à toutes les procédures utiles dans leur base de connaissance Mayday, mais les documentations produits, les contenus marketing, des informations RH sont disponibles dans des sites Sharepoint séparés et les conseillers doivent jongler entre les deux sources.

• Des contenus sont utiles pour vos conseillers mais ne sont pas administrés par les mêmes équipes que les contenus de la base de connaissance, et ne peuvent donc pas être transférés dans la base de connaissance. 

⚒ Connecter Mayday à Sharepoint

Avec cette intégration, les documents SharePoint peuvent être consultés directement depuis Mayday, sans avoir à changer d'application.

Avec le contenu SharePoint intégré dans Mayday, les utilisateurs peuvent :

• Rechercher des documents SharePoint via le moteur de recherche Mayday;

• Transformer les documents SharePoint en contenus Mayday grâce aux fonctionnalités IA de Mayday;

• Interroger les documents SharePoint dans des agents IA Mayday comme le Ask, permettant à l'IA de faire ressortir des réponses à partir de vos fichiers existants.

  Pour en savoir plus sur les Agents IA Mayday, n’hésitez pas à lire ce contenu :

• Intégrer directement les documents SharePoint dans le contenu Mayday via l'éditeur de contenu.

Voici les étapes à réaliser pour l’intégration :

1. Créer une application Entra ID

1. Accédez à la section "App Registrations" d'Entra ID

2. Enregistrez une nouvelle application pour le connecteur Mayday Sharepoint

3. Configurez les autorisations Microsoft Graph :

   • Accédez à Gérer > Autorisations API

   • Ajoutez les autorisations suivantes :

     • Microsoft Graph -> Files.Read.All

     • Microsoft Graph -> Sites.Read.All

   • Donnez les droits administrateurs pour votre tenant

4. Accédez à la section "Certificates & secrets" et créez un Client Secret.

2. Connecter l'API Sharepoint avec Mayday 

1. Allez dans Mayday, puis Paramètres > Intégrations > Catalogue d'intégration

2. Dans ce catalogue, choisissez External Content

3. Sélectionnez l'onglet Authentifications et cliquez sur Ajouter une authentification

4. Remplissez le formulaire (ci-dessous) avec les informations :

   📸 Formulaire

   

   • Client ID : disponible dans la section Overview de l'application dans Entra ID

   • Client Secret : généré à la fin de la section précédente

   • Tenant ID : disponible dans la section "Aperçu" de l'application dans Entra ID

5. Cliquez sur Sauvegarderpour finaliser la configuration.

Vous pouvez ensuite créer une source de données SharePoint, qui déterminera l’accès des utilisateurs Mayday aux documents SharePoint directement depuis Mayday.

Deux options principales s’offrent à vous :

• Connecter un site SharePoint complet

• Connecter uniquement une partie d’un site SharePoint, pour un accès plus restreint et ciblé

👉 Retrouvez plus de détails ci-dessous.

3. Option 1⃣  - Synchroniser un site Sharepoint complet dans Mayday 

1. Accédez à Mayday, puis Paramètres > Intégrations > Catalogue d'intégration

2. Dans le catalogue, choisissez External Content

3. Sélectionnez l'onglet Sources de données et cliquez sur Ajouter une source de données

4. Remplissez le formulaire comme suit :

   📸 Formulaire 

    

   • Type de source de données : sélectionnez SharePoint

   • Nom : fournissez le nom de votre choix qui définit le site Sharepoint que vous souhaitez synchroniser

   • Description : décrivez le site SharePoint que vous synchronisez

   • Authentification : sélectionnez l'authentification créée dans la section précédente

   • Restrictions d'accès : sélectionnez les groupes auxquels vous souhaitez restreindre l'accès à cette intégration Sharepoint

     Seules les personnes de ce groupe verront les fichiers du site Sharepoint sur Mayday.

   • Site ID : fournissez l'ID du site SharePoint

   • Site URL : ou bien copiez directemement l’URL de la page d’accueil du site SharePoint

     Bon à savoir : Une source de données Sharepoint est limitée à un site Sharepoint. Si vous souhaitez lier plusieurs sites Sharepoint à Mayday, il faut créer plusieurs sources de données avec des sites distincts.

5. Cliquez sur Sauvegarderpour finaliser la configuration

3 Bis. Option 2⃣ - Synchroniser une partie d’un site Sharepoint dans Mayday 

Cette option, contrairement à la première, ne donne pas accès à l’intégralité d’un site SharePoint. Vous pouvez au contraire sélectionner manuellement un ou plusieurs fichiers ou dossiers précis.

Par exemple, il est possible de créer une source de données regroupant 10 dossiers, ou au contraire une source dédiée à un seul fichier.

Comment faire cela ?

1. Comme pour l’option précédente, entrez l’ID ou l’URL du site que vous souhaitez connecter

   • Site ID : fournissez l'ID du site SharePoint

   • Site URL : ou bien copiez directemement l’URL de la page d’accueil du site SharePoint

2. Une fois l’ID ou l’URL entré, cliquez sur Vérifier

   Cela nous permet de vérifier qu’avec l’authentification et l’ID ou l’URL fournies, nous parvenons à accéder au site Sharepoint en question.

3. Ensuite, une catégorie Dossiers ou fichiers cibles apparaît alors

4. Cliquez sur Ajouter un dossier ou un fichier cible

5. Insérer le path du dossier ou fichier Sharepoint auquel vous souhaitez limiter cette source de données

   Comment trouver ce path ?

   • Rendez vous sur votre site Sharepoint

   • Lorsque vous visionnez la liste de vos fichiers ou dossiers, un bouton … s’affiche sur chaque ligne

     

   • Cliquez dessus

     

   • Cliquez sur Details

   • Un panel s’ouvre sur la droite de la page

   • Scrollez jusqu’au bas du panel

     

   • Cliquez sur le bouton Copier

   • C’est ce que vous devez coller dans le formulaire de source de données Sharepoint ✅

6. Insérer les paths des autres dossiers ou fichiers Sharepoint qui doivent faire partie de cette source de données

7. Cliquez sur Sauvegarderpour finaliser la configuration

📹 Vidéo explicative

Vous retrouverez l’ensemble de ces éléments dans cette vidéo  :