⚒️ Integration Sharepoint

📕 Einführung

Mayday verpflichtet sich dazu, all Ihr Wissen zu zentralisieren, um es Ihren Beratern, Ihren KI-Systemen und überall dort, wo Sie es benötigen, zugänglich zu machen.

Aber wir wissen, dass Ihre Informationen nicht immer in Mayday gespeichert werden. Nach vielen Diskussionen wurde klar: SharePoint ist einer der Hauptorte, an dem Ihre Dokumente aufbewahrt werden.

👉 Deshalb haben wir beschlossen, SharePoint in Mayday zu integrieren! Sie können jetzt auf alle Ihre Dokumente direkt aus Mayday zugreifen, ohne zwischen mehreren Anwendungen wechseln zu müssen. Mehr Flüssigkeit, mehr Effizienz!

🎯 Anwendungsfälle

• Ihre Berater haben Zugriff auf alle nützlichen Verfahren in ihrer Knowledge Base von Mayday, aber die Produktdokumentationen, Marketinginhalte, HR-Informationen sind in separaten SharePoint-Websites verfügbar, und die Berater müssen zwischen den beiden Quellen wechseln.

• Inhalte sind nützlich für Ihre Berater, werden jedoch nicht von den gleichen Teams verwaltet wie die Inhalte der Knowledge Base und können daher nicht in die Knowledge Base übertragen werden. 

⚒ Mayday mit SharePoint verbinden

Mit dieser Integration können SharePoint-Dokumente direkt aus Mayday abgerufen werden, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.

Mit den in Mayday integrierten SharePoint-Inhalten können Benutzer:

• Bücher von SharePoint durchsuchen über die Mayday-Suchmaschine;

• Dokumente umwandeln von SharePoint in Mayday-Inhalte mithilfe der KI-Funktionen von Mayday;

• Dokumente abfragen in SharePoint mit KI-Agents wie dem Ask von Mayday, der es der KI ermöglicht, Antworten aus Ihren vorhandenen Dateien zu extrahieren.

  Um mehr über die KI-Agents von Mayday zu erfahren, lesen Sie diesen Inhalt:

• Direkte Integration der SharePoint-Dokumente in die Inhalte von Mayday über den Inhaltseditor.

Hier sind die Schritte zur Durchführung der Integration:

1. Eine Entra ID-Anwendung erstellen

1. Greifen Sie auf den Bereich "App Registrations" von Entra ID zu

2. Registrieren Sie eine neue Anwendung für den Mayday SharePoint-Connector

3. Konfigurieren Sie die Microsoft Graph-Berechtigungen:

   • Navigieren Sie zu Verwalten > API-Berechtigungen

   • Fügen Sie folgende Berechtigungen hinzu:

     • Microsoft Graph -> Files.Read.All

     • Microsoft Graph -> Sites.Read.All

   • Erteilen Sie Administratorrechte für Ihren Tenant

4. Rufen Sie den Bereich "Certificates & Secrets" auf und erstellen Sie ein Client Secret.

2. Die SharePoint-API mit Mayday verbinden

1. Wechseln Sie zu Mayday, dann Einstellungen > Integrationen > Integrationskatalog

2. Wählen Sie im Katalog External Content

3. Wählen Sie die Registerkarte Authentifizierungen und klicken Sie auf Authentifizierung hinzufügen

4. Füllen Sie das Formular (unten) mit den Informationen aus:

   📸 Formular

   

   • Client ID : verfügbar im Bereich Überblick der Anwendung in Entra ID

   • Client Secret: erstellt am Ende des vorherigen Abschnitts

   • Tenant ID: verfügbar im Bereich "Überblick" der Anwendung in Entra ID

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen.

Dann können Sie eine SharePoint-Datenquelle erstellen, die den Zugriff der Mayday-Benutzer auf SharePoint-Dokumente direkt über Mayday bestimmt.

Es stehen Ihnen zwei Hauptoptionen zur Verfügung:

• Einen vollständigen SharePoint-Standort verbinden

• Nur einen Teil des SharePoint-Standorts verbinden, für einen eingeschränkteren und gezielteren Zugriff

👉 Weitere Details finden Sie unten.

3. Option 1⃣ - Einen vollständigen SharePoint-Standort mit Mayday synchronisieren

1. Wechseln Sie zu Mayday, dann Einstellungen > Integrationen > Integrationskatalog

2. Wählen Sie im Katalog External Content

3. Wählen Sie die Registerkarte Datenquellen und klicken Sie auf Datenquelle hinzufügen

4. Füllen Sie das Formular wie folgt aus:

   📸 Formular

   

   • Typ der Datenquelle: wählen Sie SharePoint

   • Name: geben Sie einen beliebigen Namen an, um den SharePoint-Standort zu definieren, den Sie synchronisieren möchten

   • Beschreibung: beschreiben Sie den SharePoint-Standort, den Sie synchronisieren

   • Authentifizierung: wählen Sie die im vorherigen Abschnitt erstellte Authentifizierung

   • Zugriffsbeschränkungen: wählen Sie die Gruppen aus, für die der Zugriff auf diese SharePoint-Integration eingeschränkt werden soll

     Nur Personen in dieser Gruppe sehen die Dateien des SharePoint-Standorts in Mayday.

   • Site ID: geben Sie die ID des SharePoint-Standorts an

   • Site URL: oder kopieren Sie direkt die URL der Startseite des SharePoint-Standorts

     Gut zu wissen: Eine SharePoint-Datenquelle ist auf einen SharePoint-Standort begrenzt. Wenn Sie mehrere SharePoint-Standorte mit Mayday verbinden möchten, müssen Sie für jeden Standort separate Datenquellen erstellen.

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen

3 Bis. Option 2⃣ - Einen Teil eines SharePoint-Standorts mit Mayday synchronisieren

Diese Option gibt im Gegensatz zur ersten keinen Zugriff auf den gesamten SharePoint-Standort. Sie können stattdessen manuell eine oder mehrere bestimmte Dateien oder Ordner auswählen.

Es ist beispielsweise möglich, eine Datenquelle zu erstellen, die 10 Ordner umfasst, oder eine Datenquelle zu erstellen, die einem einzigen Date gewidmet ist.

Wie geht das?

1. Wie bei der vorherigen Option geben Sie die ID oder die URL des Standorts, den Sie verbinden möchten

   • Site ID: geben Sie die ID des SharePoint-Standorts an

   • Site URL: oder kopieren Sie direkt die URL der Startseite des SharePoint-Standorts

2. Nachdem die ID oder URL eingegeben wurde, klicken Sie auf Überprüfen

   Dadurch wird überprüft, ob mit der angegebenen Authentifizierung und der ID oder URL Zugriff auf den betreffenden SharePoint-Standort besteht.

3. Anschließend erscheint eine Kategorie Zielordner oder -dateien

4. Klicken Sie auf Einen Zielordner oder eine Zieldatei hinzufügen

5. Fügen Sie den ein Path des SharePoint-Ordners oder der Datei, auf die Sie diese Datenquelle beschränken möchten, ein

   Wie finde ich diesenPath?

   • Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Website

   • Wenn Sie die Dateiliste oder Ordnerliste anzeigen, wird jedes Element mit einem …-Button angezeigt

     

   • Klicken Sie auf diesen Button

     

   • Klicken Sie auf Details

   • Ein Panel wird am rechten Seitenfenster geöffnet

   • Scrollen Sie nach unten bis zum unteren Bereich des Panels

     

   • Klicken Sie auf den Button Kopieren

   • Das ist was Sie in das SharePoint-Datenquellenformular einfügen müssen ✅

6. Fügen Sie die Paths der anderen SharePoint-Ordner oder -Dateien hinzu, die Teil dieser Datenquelle sein sollen

7. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen

📹 Erklärungsvideo

Alle diese Elemente finden Sie in diesem Video: