👁️ Vérifier un contenu

Un article ou un diagnostic peuvent être catégorisés de deux façons possibles :

• A vérifier

• Vérifié

  
  

👉 Un article ou un diagnostic, lors de leur création, seront automatiquement considérés comme "A vérifier" jusqu'à ce que le statut soit modifié manuellement par un admin.

👉 Une collection n'est pas considérée par cette catégorisation.

Qu'importe le statut du contenu, celui-ci restera visible pour les conseillers dans la base de connaissance.

🎯 Cas d’usage

• Passez le statut au statut “vérifié” lorsqu’il est complet et à jour et augmentez le score de confiance de votre connaissance.

• Repassez les contenus au statut “à vérifier” lorsqu’ils sont obsolètes et que vous devez réalisé une mise à jour ou vous assurer de sa fiabilité.

• Facilitez la mise à jour de vos contenus et assurez un suivi permanent de votre base de connaissance.

• Identifiez les contenus qui nécessitent une mise à jour à fréquence régulière et appliquez un processus de vérification personnalisé en fonction de la typologie du contenu.

• Garantissez une fiabilité des informations fournies par vos conseillers aux clients et un traitement des demandes de qualité.

❌ Statut “A vérifier”

Les conseillers n'ont pas de visibilité sur l'obsolescence d'un contenu.

L'objectif est donc de mettre à jour le contenu le plus rapidement possible afin de ne pas pénaliser la production des conseillers.

La notification d'un contenu obsolète est visible sous deux formats :

• Le statut "A vérifier" visible en dessous du titre de votre article/collection ;

• Une pastille rouge est présente à droite du titre du contenu dans le sommaire sur la gauche de l'interface admin.

✅ Statut “Vérifié”

🚦 Changer le statut de votre contenu

Pour changer le statut de votre contenu A vérifier <> Vérifié, la démarche est simple et la même qu'importe le sens de la modification :

1. Cliquez sur le terme "A vérifier" ou "Vérifié" afin que le statut soit modifié.

⚙ Automatiser le cycle de vie de vos contenus

L'automatisation du cycle de vie de vos contenus a donc un lien direct avec les statuts "A vérifier" et "Vérifié" et présente une double fonctionnalité :

• Limiter l'obsolescence de votre base de connaissance;

• Limiter le traitement manuel pour détecter les contenus à modifier.

Le processus de vérification vous permet de vérifier la complétude et l'exactitude d'un contenu de manière périodique.

Le cycle de vie de la connaissance consiste à définir une date de "péremption" ou une fréquence de vérification d'un contenu.

Après avoir réalisé les paramétrages, un contenu qui "arrive à terme" passe automatiquement en statut "A vérifier" afin qu'un administrateur se charge de sa mise à jour si nécessaire.

1⃣ Mettre en place un processus de vérification

En dessous de chaque titre de contenu se trouve l'icône ⚙ "Modifier les paramètres de vérification de ce contenu".

Pour créer un processus de vérification, suivez les démarches suivantes :

1. Cliquez sur l'icône ⚙ pour ouvrir la fenêtre;

2. Activez le processus de vérification;

3. Définissez le "Vérificateur" parmi les utilisateurs ou rôles proposés (les rôles doivent avoir l'option "Vérification" pour être dans la liste);

4. Définissez la "Fréquence de vérification" parmi les choix suivants :

   • Tous les jours ;

   • Toutes les semaines ;

   • Tous les mois ;

   • Tous les trois mois ;

   • Tous les six mois ;

   • Tous les ans;

   • A une date précise (si vous choisissez cette option, vous devez ensuite sélectionner la date d’obsolescence de votre contenu).

5. Activez si vous le souhaitez l’option “Mettre en brouillon une fois à expiration”, pour rendre votre contenu automatiquement invisible côté conseiller à la date ou fréquence de vérification définie;

6. Cliquez sur "Valider"

7. Votre processus de vérification est dorénavant activé ! 🤩
   

📸 Visualiser un processus de vérification activé

📸 Visualiser la façon de détecter la présence d’un processus de vérification

2⃣ Être informé à la date de vérification

Une fois la date de vérification passée, voici la façon dont vous allez en être notifiés :

• Votre contenu passe automatiquement en statut "A vérifier" et au statut “Brouillon” si vous avez activé l’option susmentionnée;

• Une alerte d’obsolescence s'affiche sous forme de nouvelle tâche dans le Hub Mayday → voir l’article 📌 Gérer vos tâches sur le Hub Mayday ;

• En fonction des paramètres activés dans les notifications de votre compte Mayday, le vérificateur est informé qu’un contenu est à vérifier :

  • via une notification reçue dans son espace Mayday;

  • via un email envoyé à l’issue de la fréquence de vérification ou à la date d’expiration choisie;

  • via un email envoyé chaque lundi matin listant l’ensemble des contenus “A vérifier”.

    📸 Visualiser un exemple de mail

    
    

Après avoir mis à jour le contenu, il suffira de repasser le statut en "Vérifié" (et en “Publié” si le contenu était au statut brouillon).